Schnell, verständlich und praxisnah erklärt – für Unternehmer:innen, Steuerberater:innen und Betriebsprüfer:innen.
Was ist die KassenSichV?
Seit dem 01.01.2020 gilt in Deutschland die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Ziel der Verordnung ist es, elektronische Aufzeichnungssysteme (= Kassen) vor Manipulation zu schützen. Sie basiert auf §146a AO und verpflichtet alle elektronischen Kassensysteme – von der Apotheke bis zum Friseur – zu mehr Transparenz und technischer Absicherung. Die Grundbausteine sind:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Belegausgabepflicht
- DSFinV-K
- Meldepflicht beim Finanzamt
- Kassen-Nachschau
Was ist eine TSE?
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist das zentrale Element der KassenSichV. Sie besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermodul und einer digitalen Schnittstelle. Jeder Geschäftsvorfall in der Kasse wird kryptografisch abgesichert und kann im Nachhinein nicht manipuliert werden. Was heißt das nun auf „Einfach“
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sorgt dafür, dass jeder Kassiervorgang protokolliert wird. Dabei speichert die TSE den Start, das Ende und den Betrag eines Kassiervorgangs. Wichtig ist: Die TSE kommt nicht vom Kassenhersteller selbst, sondern von einem zertifizierten TSE-Hersteller. Einmal darin gespeicherte Daten lassen sich nicht mehr verändern.
Das bedeutet, dass Manipulationen an der Kasse auffallen würden – weil die Daten in der Kasse dann nicht mehr mit denen in der TSE übereinstimmen. So stellt die TSE sicher, dass alle Vorgänge nachvollziehbar und fälschungssicher sind. Die TSE ist Verpflichtend für alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland.
Es gibt übrigens zwei verschiedene Arten von TSEs:
- Cloudbasierte TSE (Hersteller z.B. Fiskaly)
- Tokenbasierte / „Offline“- TSE (Hersteller z.B. Bundesdruckerei)
Kassensysteme, die komponenten haben, die lokal funktionieren müssen im Normalfall eine Tokenbasierte TSE nutzen. Das sind oft USB Sticks, die in den PC oder in den Drucker gesteckt werden.
Was müssen Unternehmen tun?
Darüber hinaus gilt:
- Speicherungspflicht: Die vollständigen TSE-Daten, Exportdateien und Protokolle müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – auch nach Kündigung eines Kassensystems.
- Pflicht zur Systempflege: Kassensysteme müssen immer auf dem aktuellen Stand gehalten werden (z. B. Firmware).
- Keine Speicherlücken: Auch zwischengespeicherte Vorgänge (z. B. Bon parken) müssen technisch abgesichert sein.
- Verantwortung: Der/die Steuerpflichtige (nicht etwa das Personal oder der Anbieter) trägt die Verantwortung für die korrekte Umsetzung.
Tipp: Bei Anbieterwechsel oder Kündigung der Software muss unbedingt ein vollständiger Export erfolgen – inklusive Signaturdateien.
Was ist ein DSFinV-K Export?
Der DSFinV-K Export ist das zentrale Prüfwerkzeug für Finanzämter. Er ist standardisiert und enthält viele Details zu jedem Kassiervorgang. Er ist über alle Kassenhersteller gleich aufgebaut und ist damit vergleichbar. Der DSFinV-K enthält u.a. Angaben über folgende Vorgänge:
- Trinkgelder
- Rabatte
- Stornos
- Preisfindungstabellen
- Zahlungsarten
- Kundeninformationen (z. B. interne IDs)
- Bediener- und Terminaldaten
Das bedeutet: Der DSFinV-K Export ist ein sehr detaillierter Einblick in das Kassensystem. Sollte Ihr System gleichzeitig ein Terminbuch mit z.B. Online Terminbuchung beinhalten, so sind diese nicht teil des DSFinV-K. Es sind keine Termine o.ä. drin.
Der Steuerpflichtige ist verantwortlich für die Korrektheit. Der DSFinV-K ist DIE zentrale Prüfungsunterlage bei Kassennachschauen oder kompletten Prüfungen. Jeder Kassenhersteller muss die Daten auf einfache Art und Weise innerhalb vertretbarem Zeitaufwand zur Verfügung stellen können.
Was passiert bei Verstößen?
Wer gegen die Vorschriften der KassenSichV verstößt, muss mit empfindlichen Konsequenzen rechnen. Dazu gehören:
- Bußgelder bis zu 25.000 € (§ 379 AO)
- Aberkennung der Buchführung (die gesamte Buchführung kann als formell nicht ordnungsgemäß gelten)
- Steuerschätzungen durch das Finanzamt – meist deutlich zu Ungunsten des Unternehmens
- In manchen Fällen: Betriebsprüfung oder steuerstrafrechtliche Ermittlungen
Hinweis: Selbst wenn die TSE vorhanden ist, aber z. B. falsch eingebunden wurde, ist das ein Verstoß gegen die KassenSichV.
Weiterführende Informationen
https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Zertifizierung/TechnRichtlinien/TR-03153/TR-03153.html
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Standardartikel/Themen/Steuern/Weitere_Steuerthemen/Kassenführung/2021-07-14-dsfinv-k.html